Anggota Tim merupakan bagian terpenting dalam menerapkan Sistem HACCP di perusahaan. Jika diibaratkan sebagai tombak, anggota tim adalah ujung tombaknya, apabila salah arah maka seluruh bagian akan ikut salah. Tim HACCP adalah inti dari penerapan HACCP di dalam suatu perusahaan. Pada 12 langkah Sistem HACCP, langkah pertama adalah PEMBENTUKAN TIM HACCP. Apabila tim tidak memiliki kompetensi dan pengetahuan maka akan menyulitkan penerapan HACCP atau penerapannya dapat keliru dan salah. Oleh karena itu, dalam pembentukannya sendiri ada beberapa hal yang harus diperhatikan. Lalu apa saja syarat dari pembentukan tim untuk HACCP?
Syarat pertama dalam pembentukan tim untuk HACCP yaitu harus multi disipliner yaitu lebih dari 1 orang dengan latar belakang pendidikan yang berbeda-beda (tidak ada syarat minimal pendidikan di dalam pembentukan anggota tim). Jumlah minimal anggota tim yaitu sebanyak 2 orang sedangkan untuk jumlah maksimal adalah BEBAS tergantung dari perusahaan. Yang perlu diperhatikan adalah kesediaan anggota tim dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab di luar pekerjaan utama dengan baik dan ketua dapat mengontrol kerja seluruh tim HACCP. Selain itu dalam pembentukan tim alangkah lebih baik apabila jumlah anggotanya ganjil dikarenakan apabila akan diadakan voting untuk menentukan suatu keputusan akan mendapatkan hasil.
Syarat kedua dalam tim HACCP adalah anggota harus paham perihal Sistem HACCP. Hal ini dapat melalui pemberian pelatihan Sistem HACCP kepada anggota tim. Pada saat perusahaan mengajukan sertifikasi kepada lembaga sertifikasi, salah satu aspek yang dilihat adalah sertifikat pelatihan para anggota tim. Para anggota tim harus memiliki sertifikat pelatihan HACCP sebagai bukti bahwa anggota tim pernah menjalani pelatihan.
Syarat ketiga dalam tim HACCP adalah anggota tim berasal dari bagian atau departemen yang berlainan. Mengapa? hal ini dikarenakan sistem HACCP merupakan sistem yang melibatkan berbagai bagian di dalam perusahaan. Mulai dari bagian QA (Quality Assurance), QC (Quality Control), bagian produksi, bagian pembelian bahan (purchasing), HRD, dll tergantung dari kesepakatan karyawan di perusahaan. Pada pelaksanaannya, perusahaan dapat menggunakan bantuan tenaga ahli seperti konsultan dalam membantu penerapan HACCP, namun jangan dimasukkan kedalam tim karena tenaga ahli tidak bekerja secara langsung di tempat selama HACCP diterapkan, jadi hanya sebagai pendamping.
Lalu seperti apa sih struktur dari tim HACCP?
Tim HACCP terdiri dari Ketua, Wakil ketua, dan anggota tim. Ketua tim biasanya dipilih orang yang memiliki jabatan lebih tinggi agar tidak sungkan dalam mengambil keputusan dan memiliki hubungan langsung ke Top Management sehingga apabila ada yang dibutuhkan atau ada masalah terkait HACCP dapat langsung disampaikan. Pemilik perusahaan atau Direktur atau Top Management lebih baik jangan dijadikan sebagai ketua dikarenakan terlalu banyak yang diurus yang berkaitan dengan pihak luar sehingga pada akhirnya dapat tidak fokus terhadap penerapan HACCP.
Dokumen apa saja yang perlu disiapkan saat Audit perihal Tim HACCP?
Pada saat audit dokumen HACCP pada bagian perihal tim HACCP biasanya auditor akan meminta struktur organisasi perusahaan dan struktur tim lalu akan dilihat apakah terdapat anggota tim yang langsung berhubungan dengan Top Management dan untuk memastikan bahwa anggota tim berasal dari bagian yang berbeda. Pada dokumen HACCP, penggambaran struktur organisasi untuk tim HACCP dapat dijadikan satu dengan struktur organisasi perusahaan kemudian diberi tanda khusus pada orang-orang yang termasuk tim. Contoh penggambaran struktur organisasi dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Contoh penulisan tim HACCP dalam struktur organisasi perusahaan
Selain struktur organisasi dan struktur tim, dokumen yang biasanya disertakan dan dicek oleh auditor adalah dokumen yang berisi rincian Tim HACCP. Dokumen ini dapat berupa tabel yang berisi nama anggota, jabatan dalam tim, Jabatan dalam organisasi, pendidikan, pelatihan yang pernah diikuti, dan juga tugas & tanggungjawab di dalam tim. Dokumen ini akan diperiksa untuk memastikan syarat-syarat tadi telah terpenuhi. Contoh dari tabel rincian dari tim HACCP dapat dilihat pada gambar 2.
Gambar 2. Tabel dokumen tim HACCP
Demikian lah penjelasan perihal pembentukan tim HACCP di dalam perusahaan. Apabila membutuhkan pelatihan terkait dengan HACCP atau membutuhkan jasa konsultasi untuk penerapan HACCP di perusahaan jangan ragu untuk menghubungi MBrioTraining & Consulting.
Leave a Comment